reklama
 

Jak si určit priority, když se všechno zdá být urgentní

5 otázek, které vám pomohou určit vaše priority a nezbláznit se z toho.

Foto: iStock

Začnete si procházet seznam všeho, co dnes musíte udělat, a začne se vás zmocňovat panika. Máte toho tolik, že vůbec nevíte, kde začít, a všechno se zdá být stejně důležité. Jak si i ve stavu naprosté bezmoci určit priority?

Odpovězte si na pár jednoduchých otázek.

1) Co dnes opravdu musíte stihnout?

Když se cítíme ve stresu, tak máme potřebu začít listovat kalendářem a procházet si, co všechno musíme za tento týden nebo měsíc stihnout. Máme pocit, že nám to dodá větší pocit kontroly, ale pravda je, že nás to mnohdy vystresuje o to víc.

Protože, přiznejme si to, když už jsme ve stresu z toho, že dnes nic nestíháme, tak nám kuráž asi nedodá, že do konce měsíce musíme vytvořit tuhle prezentaci a tamten report.

Místo toho se zkuste zaměřit jen na dnešní den. Co opravdu musíte za těchto osm hodin zvládnout?

2) Které z vašich úkolů jsou nejdůležitější?

Když už máte seznam toho, co musíte dnes stihnout, je čas přejít k výběru těch nejdůležitějších úkolů. Říkáte si, že jsou přece všechny důležité a všechny se musí stihnout? Chápeme, ale přece jen máte na seznamu určitě některé, které jsou nejkritičtější.

Zkuste se zamyslet nad tím, které z těchto úkolů budou mít nemilé následky, pokud je nedokončíte. Zdržíte tak společný projekt? Ohrozíte vztah s klientem? Myslet na následky může znít trochu děsivě, ale je to skvělé cvičení k tomu, opravdu se dobrat k vašim nejpodstatnějším úkolům dne.

3) Můžete některé úkoly přehodit na někoho jiného?

Úkoly, které nepatří do vašeho naprosto urgentního seznamu, ale přesto na vašem dnešním to-do listu jsou, budou asi menší věci typu: někomu zavolat, odepsat na e-mail apod. Zamyslete se nad tím, jestli tyhle typy úkolů nemůžete někomu předat.

Není ve vašem týmu někdo, kdo by vám s těmito úkoly mohl pomoct, dokud se vaše situace trochu nezlepší? Nejspíš to nevymyslíte hned, hlavně v situaci, kdy jste ve stresu. Popřemýšlejte ale nad tím, otevřete si tak další možnosti do budoucna. 

4) Které úkoly jsou důležité, ale ne urgentní?

Když jsme si ujasnili úkoly, které jsou důležité a urgentní, pojďme se podívat na ty, které jsou sice důležité, ale nemají smrtící deadline. Většinou to budou takové projekty, u kterých musíte neustále vykazovat nějakou činnost, nebo obří projekt, který má deadline až za dlouhou dobu, ale pracovat se na něm průběžně samozřejmě musí. Za den se neudělá.

U takových projektů je nejlepší, když si sami určíte své vlastní malé deadliny. Čím menší, tím lepší. Tím méně děsivější se to totiž bude zdát. Zapište si je do kalendáře na dny, kdy máte trochu více volna.

5) Můžete něco úplně vyřadit?

Mít možnost něco vynechat a na našem listu úkolů nesplnit je snem každého, kdo toho má zrovna trochu moc. Máte pocit, že to nejde? Pokud jste nějaké z úkolů nezařadili do škatulky jako důležité nebo urgentní, pak je z největší pravděpodobností můžete úplně vyškrtnout. Často věci děláme spíš ze zvyku než z toho důvodu, že by byly opravdu důležité.

Mohlo by vás zajímat

reklama

Komerční tip

reklama