Etiketa psaní e-mailů: Co děláte špatně?

I psaní e-mailu má svoji etiketu a pravidla, která je lepší (už kvůli sobě) dodržovat.

Foto: Isifa/Thinkstock

Zdenka Tomis 19. 1. 2016

Napsání e-mailu se zdá být naprosto triviální věcí, proto nad tím moc nepřemýšlíme, něco sesmolíme, odešleme a jdeme se věnovat další práci. Jenže když napíšete mail špatně, dotyčný ho nemusí pochopit a následuje záplava otázek, a vy musíte ztrácet čas tím, že svoji první zprávu ještě dovysvětlujete.

Nebo si o vás kolegové, klienti, nadřízení či podřízení zbytečně zkazí mínění, protože jim posíláte maily plné překlepů a hrubek. V horším případě se adresát dokonce může urazit, přestože vy jste své sdělení vůbec nemysleli špatně, vyčítavě ani arogantně. Jenže jste nad formou příliš nepřemýšleli a odeslali jste první, co vás napadlo...

A protože žijeme v době, kdy komunikace přes internet často alespoň v pracovní rovině převládá nad tou reálnou, neuškodí vědět, jak maily psát co nejlépe. Na co všechno bychom si tedy měli dát pozor, aby naše e-maily měly seriózní formu, abychom se nikoho nedotkli, a abychom se vyjádřili dostatečně jasně? Odpoví britský odborník na etiketu William Hanson.

Dvakrát čti, hele...

Tou úplně nejzákladnější radou podle něj je si každý e-mail před odesláním znovu přečíst. Díky tomu odhalíte překlepy, možná věty trochu prokrátíte, protože najednou uvidíte, že jsou zbytečné, případně i zmírníte emoce.

Dále bychom si podle Hansona měli uvědomit, že ne každý je náš kamarád, nebo by se jím chtěl stát, a tak si máme dát pozor na přílišnou familiérnost. "Vím, že si spousta lidí myslí, že když jejich e-mail bude nudný a strohý, adresát jej bude ignorovat. Ale skutečně tomu tak není," vysvětluje pro Daily Mail.

Čtěte také: Vyhazov za sledování Facebooku a e-mailů: Je to možné?

Pokud jste člověka, kterému píšete, nikdy neviděli a nepíšete si s ním už rok, je prý lepší držet se spíš konzervativního tónu a místo oslovení křestním jménem napsat "Dobrý den, paní Nováková".

Jestli vám je víc než 15 let, měli byste se také vyvarovat slova "hele", a to dokonce i tehdy, když píšete nejlepšímu příteli. Do psané konverzace se to prostě nějak nehodí. Přestože je rok 2015.

Umění napsat předmět

Vyplnění pole "předmět" je podle Williama Hansona velké umění, protože právě předmět funguje podobně jako titulek v novinách - podle něj se rozhodujete, jestli daný článek budete číst, případně kolik pozornosti mu budete věnovat.

"Zároveň by ale měl předmět sloužit i do budoucna. Až bude adresát váš e-mail ve schránce znovu hledat, najde ho právě podle předmětu. Na to je třeba myslet," radí Hanson s tím, že je lepší se vyhnout hodně obecným předmětům jako je "prosba" nebo třeba "ahoj". Lepší je také nepoužívat víc než pět až šest slov.

E-mail musí také nějak končit, a obzvlášť pokud ho adresujete někomu důležitému, měl by obsahovat i nějaké rozloučení či nějakou větu na závěr. Klidně to může být něco jako: "S přáním hezkého dne", ale pozor si dejte na kreativnější verze jako třeba: "S přáním hezkého, i když zamračeného dne".

Falešná ochota

Může to totiž působit jednak směšně, ale je to zároveň i trochu matoucí - píšete dotyčnému v naléhavé záležitosti, a přesto máte čas hodnotit, jaké je venku počasí? Zkrátka nikdy nevíte, jak vaši bodrost dotyčný pochopí, takže pamatujte, že méně je více.

Zároveň si dejte pozor na věty plné ochoty, které ale ve skutečnosti znamenají něco úplně jiného. Pokud kolegyni píšete svůj návrh řešení problému, který se ale vůbec neslučuje s tím jejím, a nakonec připíšete: "Ale ráda to s tebou ještě proberu," rozhodně vám neuvěří. Naopak tím můžete spíš přilít olej do potencionálního ohně.

Podobně působí i věta: "Těším se na vaši odpověď." Je totiž jasné, že jí ve skutečnosti říkáte: "Odepiš co nejdřív, nemám čas ani náladu čekat."

Náležitý podpis

Píšete-li kamarádům nebo manželovi, podepište se klidně svou přezdívkou z dětství. Jestli je ale váš e-mail pracovní nebo jinak oficiální, nepodepisujte se Anička, pokud máte v občance Anna, o přezdívkách ani nemluvě.

Pokud píšete kolegům či podřízeným, kteří vás dobře znají, podepište se klidně jen křestním jménem či iniciálou, ale i tady mohou předzívky či různé zkratky (kterými vás navíc nikdo z nich nikdy netituluje) působit trapně.

Čtěte také: Závislost na mailu, Facebooku a mobilu: 5 příznaků

Další problém je v používání titulů. Hanson uvádí, že například Američané si na vysokoškolské tituly potrpí za každých okolností, jinak ale platí, že spíš záleží na situaci.

Pokud si dopisujete s lidmi, kteří sami mají spoustu titulů, používají je, potrpí si na ně a vy to o nich víte, klidně si nastavte automatický podpis, který však bude kromě titulů obsahovat také název firmy a další kontakty. V ostatních případech jsou tituly zbytečné, někdy dokonce směšné, obzvlášť pokud máte před jménem něco jako Bc.

Kdy odpovídat?

Etiketa se však vztahuje také na to, do kdy je zdvořilé na e-mail odpovědět. Pokud na něj hodláte reagovat, měli byste tak učinit do 24 hodin od chvíle, kdy vám přistál ve schránce.

Pokud naopak někdo neodpovídá vám, nikdy nedělejte to, že daný e-mail jen přepošlete znovu. Přeposlat ho můžete, ale s nějakou průvodní větou. Podle Hansona nejlépe funguje to, když problém svedete sami na sebe a napíšete něco v tom smyslu, že vaše firemní servery měly potíže, a tak si nejste jistí, zda e-mail dorazil v pořádku. Pokud vám adresát neodpoví ani poté, zřejmě vám odpovědět nechce a už byste se neměli vnucovat.